Onboarding collaborateur : comment créer un parcours intégration engageant grâce à un dispositif ludique ?
L’onboarding est souvent pensé comme une étape structurante de l’expérience collaborateur. Dans les faits, ce processus reste néanmoins un moment subi par les nouveaux collaborateurs dans de nombreuses organisations. La raison ? Le format proposé ne permet pas toujours l’appropriation. Comment repenser sa proposition employeur pour un onboarding réussi, vecteur d’engagement, de performance et de rétention des talents recrutés ?
Pourquoi l’onboarding des nouveaux collaborateurs reste un moment à risque
Un parcours d’intégration souvent trop descendant
Dans la majorité des entreprises, les premiers jours d’un collaborateur incluent un accueil de la part du Manager et une brève présentation de l’équipe intégrée, avant de passer par la case « présentation de l’entreprise » (son activité, sa vision, sa mission, ses valeurs et engagements, sa politique RH & Juridique). Quand tout va bien, le nouvel arrivant peut gagner son poste entre les présentations, tester ses accès informatiques, prendre possession de son environnement de travail direct. À chaque séquence, des informations importantes sont transmises : organisation, outils, valeurs, fonctionnement interne, … Au total, plusieurs heures de présentations successives, parfois appuyées par des supports denses et peu assimilables. L’enjeu est alors de s’approprier ces informations diverses et variées, reçues massivement, sur une période courte et de manière passive.
En général, le constat est qu’une semaine plus tard, peu de collaborateurs sont à même de restituer ce qui leur a été présenté (organigrammes, circuits de décision, messages clés, …). Aïe !
Un enjeu pourtant clé pour l’engagement et la fidélisationnnel
Les premières journées d’intégration jouent pourtant un rôle déterminant car c’est à ce moment que le collaborateur construit sa compréhension de l’environnement, ses premiers repères relationnels (bases ensuite des synergies activables et de la performance) et son sentiment d’appartenance à l’organisation, voire de légitimité.
Dans la pratique, cela pourra avoir une multitude de conséquences dont on saurait se passer : un collaborateur qui ne sait où trouver les bons outils, qui peine à identifier les personnes à contacter, ou qui hésite à poser une question de peur de renvoyer une image négative parce qu’il a, en théorie, déjà reçu l’information.
Ces micro-situations, répétées, ralentissent la montée en compétence et peuvent installer une forme de distance vis-à-vis de l’entreprise.
Repenser l’intégration des collaborateurs par l’expérience collective
Le rôle du collectif dans l’intégration des talents
Lorsque l’intégration est pensée uniquement comme une transmission descendante, le collaborateur reste seul face à l’information. À l’inverse, une approche collective modifie profondément la dynamique.
Concrètement, lorsque plusieurs nouveaux arrivants sont placés dans une situation d’interaction, des mécanismes vertueux vont être instantanément activés :
• ils confrontent leurs ressentis, perception et compréhension des informations partagées ;
• ils reformulent les informations entre eux pour se les approprier ;
• ils identifient ensemble ce qui est prioritaire.
Ce travail d’appropriation collective permet de transformer une information reçue en connaissance réellement mobilisable. Et c’est un aspect à ne pas négliger car l’effet sur les relations est immédiat : des échanges qui, autrement, auraient pris plusieurs semaines à émerger se créent en quelques dizaines de minutes.
Pourquoi le team building peut-il transformer l’onboarding ?
Le terme peut prêter à confusion s’il est réduit à une activité ponctuelle, mais utilisé comme un outil structuré, le dispositif collectif à esprit team-building devient un véritable levier d’intégration.
Dans un onboarding classique, les valeurs de l’entreprise sont le plus souvent présentées sous forme de slides, voire désormais par le biais d’un e-learning réalisé seul derrière un ordinateur… Ainsi, les valeurs sont comprises, mais rarement assimilées car non incarnées.
Dans un dispositif expérientiel, ces mêmes valeurs vont être mobilisées dans une situation concrète. Par le biais d’un jeu coopératif, on invitera par exemple les participants à collaborer, s’organiser, prendre des décisions ensemble pour avancer.
Ce qui change alors n’est pas le message, mais la manière dont il est perçu et intégré. Le collaborateur ne se contente plus d’entendre ou de lire que la collaboration est importante ; il en fait l’expérience directe. Une expérience de plus partagée, ce qui permet la rencontre et le développement de liens entre les collaborateurs présents.
Cas client TF1 : adapter un jeu RH pour un onboarding sur mesure
Contexte & objectifs de l’entreprise
Au sein du Groupe TF1, confronté à des recrutements réguliers de profils variés, l’onboarding avait été structuré autour de formats classiques : un déroulé relativement linéaire et un afflux massif d’informations au moment de l’entrée dans l’entreprise du collaborateur.
Les nouveaux arrivants disposaient ainsi a priori de l’ensemble des informations nécessaires dès leur arrivée dans la Groupe, mais l’équipe RH constatait plusieurs écueils :
• un manque d’interactions entre participants ;
• une appropriation limitée des messages clés ;
• une posture globalement passive et peu engagée.
L’objectif n’était pas de refondre entièrement le parcours, mais d’introduire un moment clé pour créer une dynamique différente dès le départ du parcours d’intégration.
Le choix d’un onboarding ludique avec le jeu Code Lama
Le choix s’est porté sur un dispositif collaboratif, permettant de placer les participants en situation d’action. Très concrètement, au lieu d’enchaîner des présentations, les nouveaux arrivants sont aujourd’hui invités, dans le cadre de leur parcours d’intégration, à résoudre une mission en équipe. Notre jeu collaboratif Code Lama a ainsi été adapté spécifiquement pour répondre aux besoins de l’organisation sur ce plan.
Les participants vont devoir s’organiser, se répartir les rôles et prendre des décisions concertées pour résoudre la mission. Dans ce cadre, dès les premières minutes, la posture change ; les collaborateurs ne sont plus dans une logique d’écoute (le plus souvent passive), mais d’implication et d’engagement.
Le jeu favorise la mise en mouvement collective, stimule les échanges, révèle les compétences et les personnalités : c’est un vrai plus pour créer du lien et un sens commun de responsabilité.
Une adaptation sur mesure : branding & contenus métiers
Le dispositif de jeu a été adapté pour refléter l’environnement du client et s’intégrer parfaitement à son parcours d’onboarding. Intégration des codes visuels de l’entreprise, insertion de références internes, … : grâce à une personnalisation de différents éléments et à un débriefing centré sur la culture, les missions et valeurs du Groupe, l’enquête Code Lama est désormais ajustée pour servir les objectifs RH de TF1 en matière d’onboarding !
Les participants ne jouent donc pas dans un univers totalement abstrait, mais dans un cadre qui leur devient de plus en plus familier au fil de l’avancée du débriefing. Ce point est déterminant : il permet de faire le lien entre l’expérience vécue et le quotidien professionnel à venir.
Le dispositif en quelques mots…
La séquence s’inscrit généralement dans une demi-journée. Après une introduction courte, les participants sont répartis en équipes. Ils disposent ensuite d’un temps limité pour avancer sur la mission proposée (généralement 1h30 à 2h au total).
C’est dans cette phase que les interactions se construisent réellement : certains prennent des initiatives, d’autres structurent, d’autres encore facilitent les échanges. Tous les rôles émergent de manière spontanée.
Du point de vue des équipes RH, ce moment offre une lecture intéressante des dynamiques individuelles, difficilement observable dans un cadre plus formel, comme collectives. Un débriefing avancé peut avoir lieu en fin de partie pour échanger les ressentis et partager certaines analyses ; mais l’après sert surtout à bien relier l’expérience de jeu aux principes d’action et aux valeurs de l’entreprise.
Sans oublier un atout clé : le dispositif est bel et bien déployable en autonomie par les équipes RH !
Réduire la dépendance à un prestataire externe pour son parcours d’intégration
Dans les organisations qui recrutent régulièrement, la question de la répétabilité se pose rapidement. Faire intervenir un prestataire à chaque session peut se révéler onéreux lorsque les équipes RH sont déjà bien en place.
Dans le cas client présenté ici, le dispositif a été conçu pour être utilisé directement par les équipes RH, sans dépendance systématique. Cela permet de maintenir une expérience qualitative, tout en conservant de la souplesse dans l’organisation.
Le même dispositif peut être proposé à chaque nouvelle promotion ce qui garantir une cohérence globale dans les messages transmis, mais aussi et surtout une expérience homogène entre collaborateurs. Un nouvel arrivant à Paris et un autre à Lyon partagent ainsi une base commune d’intégration, au-delà des spécificités locales.
Les bonnes pratiques pour réussir son onboarding collaborateur
Au-delà du dispositif lui-même, plusieurs éléments structurants restent essentiels.
Un onboarding efficace s’inscrit dans la durée. Ainsi, concentrer l’ensemble des informations sur les premiers jours limite fortement leur appropriation, comme nous l’avons vu. Mieux vaut un parcours d’intégration habilement rythmé, sans surcharge, alternant moments d’échanges, présentations, ateliers collectifs et modules d’e-learning sans agenda fixe.
La complémentarité des formats joue réellement un rôle clé. Le présentiel permet de créer du lien, tandis que le digital facilite l’accès à l’information dans le temps.
Enfin, l’implication des équipes en place reste déterminante. Ce sont souvent les échanges informels qui permettent au collaborateur de réellement comprendre son environnement, de prendre en main les outils par l’exemple et l’usage, de s’intégrer de manière plus douce. En somme, de réellement trouver sa place pour s’approprier sa mission au sein du collectif.
Dans les parcours d’onboarding, les dispositifs collectifs et expérientiels ne sont pas des uniquement des formats complémentaires. Ils apparaissent comme un levier structurant pour transformer une intégration souvent « subie » en expérience collaborateur réellement engageante.
